Organisation Conférences

 

Note pour l’organisation, avec les associations adhérentes de l’UDAF ou ses partenaires, des 4 conférences annuelles de notre convention d’objectifs UNAF.

Il y a chaque année quatre conférences. Les thèmes doivent autant que possible varier de l’une à l’autre et impliquer aussi souvent que possible :

–         la SANTE (important pour notre agrément ARS)

–         la CONSOMMATION (important pour notre agrément UNAF/DGCCRF)

–         la POLITIQUE FAMILIALE (important pour notre financement Part 1)

–         les questions liées à nos SERVICES (handicap psy, dépendance, protection de l’enfance, conjugalité, parentalité, etc) : important pour notre image, nos partenaires et nos financeurs.

Les bons thèmes sont ceux qui font l’objet d’une bonne concertation entre l’institution (commission convention d’objectifs-projets nouveaux), le conseil d’administration et les mouvements.

Les mouvements adhérents ont priorité sur les mouvements associés ou partenaires pour la co-organisation des conférences : les thèmes et dates des conférences doivent être fixés le plus tôt possibles dans l’exercice pour que l’organisation en soit optimisée et puisse être prise en compte dans le budget annuel.

Le thème, la date, le/les conférenciers (si possible) doivent faire l’objet d’une approbation par le CA. Avant cette approbation, le/les trésoriers de l’UDAF doivent connaître approximativement le coût pris en charge par l’UDAF.

La co-organisation peut prendre des formes variées et doit rester souple. Néanmoins, des éléments fondamentaux comme la date, le titre, les intervenants doivent être concertés.

L’UDAF peut prendre à charge, suivant les cas :

–         L’organisation d’un comité de pilotage ou de réunions préparatoires pour définir le concept et planifier la préparation

–         La recherche des intervenants et/ou du lieu

–         La mise à disposition de sa salle de 80-100 places, avec mise en place,vidéoprojecteur, sonorisation, enregistrement éventuel

–         La mise à disposition du patio – et de la cuisine pour stockage froid – pour un buffet éventuel et l’organisation de celui-ci (en interne ou par un prestataire)

–         La création de l’affiche (conception graphique avec achat de crédit photo éventuel)

–         L’impression et la diffusion des affiches et tracts, dans la limite de 2000 A4 (soit par exemple 100 affiches A3, 500 affiches A4, 1300 tracts A5 – ou 750 R°/V°) tout cela en couleur – qualité moyenne.

–         La diffusion par voie postale à nos fichiers ou à ceux de l’association (fournir des étiquettes) dans la limite de 200 adresses toutes confondues.

–         La diffusion par mails, sans limitation, à nos fichiers (environ 500 contacts) et à ceux de l’association.